La Facture Électronique : utilisation et calendrier

L’ordonnance du 26 juin 2014 définit l’utilisation obligatoire de facture électronique pour les professionnels sur des marchés publics et la loi Macron du 6 août 2015 l’acceptation obligatoire entre entreprises privées.

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Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture qui vous est délivrée par voie informatique (pourquoi on ne dit pas une facture informatique ? ! ?) et de plus (ce n’est pas juste un PDF), l’authenticité de son origine,  l’intégrité de son contenu et sa bonne lisibilité doivent être garantis, selon un de ces trois moyens :

  • l’Échange de Données Informatisé (ou EDI) pour transmettre les factures. De nombreuses sociétés échanges déjà des données par EDI (commandes etc) et peut-être même des factures : elles seraient donc déjà dans ce cadre.
  • la signature numérique (ou électronique) permet également de valider les trois points, même avec un PDF (complété bien sûr par une signature électronique). Il faut utiliser un système de signature numérique comme celui de Chamber Sign.
  • l’utilisation d’une solution technique permettant de créer un suivi d’audit fiable associé à des contrôles documentés et permanents.

Au final, il faut donc établir un protocole d’échange entre les 2 parties.

Conservation des factures électroniques

Les factures électroniques (de même que les factures papiers) doivent être conservées selon la réglementation prévue par l’administration fiscale, selon les moyens mis en oeuvre:

  • Les factures reçues ou émies par EDI doivent être conservées pendant 6 ans.
  • Les factures reçues ou émies avec une signature numérique doivent être conservées pendant 6 ans.
  • Les autres factures électroniques doivent être conservées sur support informatique pendant 3 ans, puis sur tout autre support pendant les 3 années suivantes.

Pour rappel, au niveau du droit comptable, les factures électroniques doivent être conservées pendant 10 ans.

Calendrier des obligations de facturation électronique pour les marchés publics

L’ordonnance du 26 juin 2014 (après la Loi de Modernisation de l’Économie du 1er janvier 2012) a élargi à l’ensemble des fournisseurs des marchés publics,  l’obligation d’utiliser la facture électronique suivant un calendrier progressif, selon la taille des entreprises :

  • 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les personnes publiques
  • 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés)
  • 1er janvier 2019 pour les PME (de 10 à 250 salariés)
  • 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises (moins de 10 salariés)

En complément ont été publiés : le décret du 2 novembre 2016 et l’arrêté du 9 décembre 2016.

A noter que pour les fournisseurs de marchés publics, l’utilisation de facture électronique se fait exclusivement via la solution Chorus Pro de l’AIFE.

 

Calendrier des obligations de facturation électronique entre entreprises privées

A l’instant présent, il n’y a aucune obligation d’émettre des factures électroniques. En théorie, la loi Macron du 6 août 2015 oblige les entreprises privées à accepter des factures électroniques transmises par d’autres entreprises privées, selon le calendrier suivant (identique à celui des fournisseurs de marchés publics) :

  • 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les personnes publiques
  • 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés)
  • 1er janvier 2019 pour les PME (de 10 à 250 salariés)
  • 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises (moins de 10 salariés)

Il est à remarquer que si les entreprises ne pourront plus refuser une facture électronique sous le prétexte qu’elle est électronique. On ne voit pas comment une micro-entreprise pourra accepter une facture par EDI, sachant qu’il est peu probable qu’elle est possède un EDI, et qu’elle puisse facilement en installer. En effet, l’acceptation du destinataire restant à ce jour maintenue (selon la Directive TVA 2010/45/UE et sa déclinaison locale LFR 2012-1510), il faut que le client soit capable de traiter ces factures.

L’application de cette loi parait donc complexe sur le terrain !

 

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